Утеряна бухгалтерская документация, что делать? в Киеве

Контакты:
contact@imtecs.com.ua

Утеряна бухгалтерская документация, что делать?

Утеряна бухгалтерская документация, что делать?

Перед тем как выяснить, какие могут быть последствия при полной или частичной потере бухгалтерской документации, и как выйти из сложившейся ситуации, давайте рассмотрим, что собой представляют бухгалтерские документы. Вопрос кажется банальным, и каждый, кто имеет какое либо отношение к бухгалтерии прекрасно знает, что это за документы. Но не все так просто.

В законодательстве о финансовой отчетности и бухгалтерском учете вы не найдете четкого определения термина «бухгалтерская документация». Есть лишь некоторое упоминание определения «бухгалтерские регистры», по сути, являющегося бухгалтерской документацией, но также есть и другое определение, такое как «первичные учетные документы».

Так является ли первичная документация бухгалтерской или нет? Да является и вот по какой причине. Все хозяйственные операции имеют определенный объем информации об экономической деятельности предприятия, по которой необходимо вести учет. И не просто делать записи на счетах бухгалтерского учета, а предварительно все документально оформить. Таким образом, первичная документация становится главным и очень важным носителем информации, которую необходимо упорядочить на счетах бухгалтерского учета в регистрах аналитического и синтетического учета. То есть бухгалтерская документация – это первичные документы, такие как, акты, счета, накладные, кассовые ордеры и др., а также это регистры бухучета - оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордеры, главная книга и др. Для предприятий обязательно ведение этой документации и отвечает за это владелец, должностное лицо, а чаще всего главный бухгалтер.

Давайте теперь разберемся, что предпринять владельцу предприятия, бухгалтеру, если по не зависящим от них причинам бухгалтерская документация полностью утеряна. Как правило, причинами этого являются пожар или кража.


Бухгалтерские документы утеряны вследствие кражи

Кража, согласно законодательству Украины ст. 185 УК – это хищение государственного, индивидуального или коллективного имущества. Основной признак кражи – тайное действие лица, которое осуществляет кражу.

При обнаружении кражи бухгалтерской документации, субъект предпринимательской деятельности, обязан незамедлительно сообщить об этом в органы внутренних дел. Представители органов, прибыв на место, составят акт, подтверждающий факт кражи бухгалтерской документации. Данный акт это официальный документ, подписанный должностными лицами органов внутренних дел.


Бухгалтерские документы утеряны вследствие пожара

В случае пожара в организации, согласно законодательству о пожарной безопасности, лицо, которое зафиксировало факт пожара, обязано сообщить о происшествии пожарной службе и принять меры по спасению людей и имущества, а также ликвидации пожара. К сожаленью часто на практике, по приезду пожарных имущество спасти нет возможности, в том числе и бухгалтерскую документацию. В таком случае согласно положениям Постановления №508, представителями пожарной службы составляется акт установленной формы, в котором зафиксирован факт пожара. В акте, в перечне утерянного имущества также необходимо зафиксировать утерю бухгалтерской документации. Подписанный сотрудниками пожарной службы официальный акт, будет являться документом, подтверждающим факт утери при пожаре бухгалтерской документации.


Отражение в налоговом учете утери документов

Деятельность предприятия можно продолжить без восстановления основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов в случае их утери при краже или пожаре, их восстановление не обязательно. А вот бухгалтерскую документацию необходимо восстановить в первую очередь. По той причине, что налоговые последствия утери документов будут иметь место, независимо от того подтвержден или нет факт утери бухгалтерской документации органами внутренних дел или пожарной службой. Составленный акт некоторое время, возможно, оградит компанию от штрафных санкций за неуплату налогов и несвоевременную подачу финансовой отчетности в отведенные для этого сроки. Вопрос отсутствия бухгалтерской документации не фигурирует ни в одном нормативном акте, который касается налогообложения.

Согласно закону о налогообложении прибыли, расходы, которые не подтверждены документально, нельзя относить к валовым расходам. Ведение и хранение соответствующей документации, в данном случае накладных, обязательно, что зафиксировано в правилах ведения налогового учета. При утере накладных, компания налогоплательщик может заявить об этом факте в письменном виде в налоговую службу и принять необходимые меры для восстановления утерянной документации. Обязательным является подача письменного заявления до или вместе с налоговыми отчетами за отчетный период.


Восстановление бухгалтерской документации

Восстановить утерянные документы можно собственными силами или прибегнуть к услугам фирмы, предоставляющей аудиторские, бухгалтерские услуги. В данном случае восстановление документации будет осуществлено быстрее, но потребует некоторых финансовых затрат.

Для восстановления бухгалтерской документации выполняются определенные процедуры. Необходимо подать запросы в налоговую, в пенсионный и социальный фонды, в статистику, а также в банк и контрагентам, для того чтобы, получить копии отчетности за прошедший период, накладные, выписки из банка, счета и другие документы. Также с контрагентами и вышеперечисленными органами необходимо составить акты сверок расчетов. После чего, восстановить регистры бухгалтерского учета согласно полученной документации.

В заключение напомним, что предприятие обязано хранить бухгалтерскую документацию от 3 до 75 лет, согласно требованиям украинского законодательства.

ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ
Юридические адреса Регистрация предприятий Регистрация изменений Ликвидация предприятий Аккредитация на таможне Услуги нерезидентам Услуги госреестра
© IMTECS SERVICE 2009-2017 - Все права защищены